Третьякова Г.М. | УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ УЧАСТНИКОВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА ШКОЛЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОБЛАЧНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СЕРВИСОВ

магистрант ИППО ГАОУ ВО МГПУ

Материалы круглого стола «Управленческие решения актуальных проблем современного образования»

Статья посвящена особенностям и проблемам информационных коммуникаций московских образовательных организаций в виде образовательных комплексов с территориальной разобщенностью зданий, возможным вариантам их решения в результате внедрения облачных информационных сервисов для повышения эффективности взаимодействия участников образовательного процесса.

Понимая стойкий вектор развития информационного общества в сторону  он-лайн услуг, электронных ресурсов для жизни, школа должна не только успевать следовать этим тенденциям, но и обучать этому детей. А значит, администрация школы и педагогический коллектив должны постоянно обновляться, не отставая от современных технологий.

Одним из важных направлений трансформации школы сегодня является создание информационно — образовательной среды, представляющей собой систему, в которой объединяются все участники образовательного процесса.

Сегодня московские школы вливаются в новые масштабные проекты, обсуждаемые в рамках «Стратегии развития московского образования – 2025», в т.ч. внедрение системы «РОСТ» (распределенное оценивание системы талантов), рассмотрение технологических решений для дистанционной подготовки школьников — система «ПОТОК» (персональные образовательные траектории в открытых коллективах) с использованием «облачных» вычислений, а также вопросов организационного,  финансового и информационного плана в управлении школой.

Московская система общего образования в условиях образовательного комплекса имеет свои особенности и проблемы, требующие решения:

• много учебных корпусов – территориальная распределённость участников образовательного процесса, разобщенность при необходимости оперативно работать над одним документом, провести оперативное совещание становится проблемой;
• необходимость содержать серверное помещение и дорогостоящее серверное оборудование для хранения общей информации, организовать локальную структурированную кабельную сеть между корпусами комплекса;
• оперативное оповещение администрации, сотрудников и прочих участников образовательного процесса при их масштабности проблематично;
• затраты на приобретение и обслуживание специального программного обеспечения для документооборота;
• доступ к документам строго регламентирован рабочим временем и пространством.

Это порождает необходимость создания единого информационного пространства с минимальными затратами.

Облачные технологии выровняли возможности между крупными и малыми организациями, сделав доступ к компьютерным технологиям корпоративного класса, которые в противном случае доступны только организациям с большими ИТ-бюджетами, доступными для небольших компаний и для компаний с ограниченным бюджетом.

Преимущества информационных облачных технологий в управлении в условиях образовательного комплекса:

• возможность совместного доступа для участников образовательного процесса к ресурсу при их территориальной разобщенности;
• возможность совместного редактирования документов позволяет эффективно преобразовывать информацию с меньшими временными издержками на принятия решений по вопросам редактуры в режиме реального времени;
• выход к персональным информационным ресурсам (социальные сети, электронная почта, распределение прав доступности) позволяет сделать ресурс персонально ориентированным для каждого участника образовательного процесса и обеспечивает безопасность хранимой информации;
• облачные технологии предоставляют доступ ко всем необходимым информационным ресурсам в любое время и в любом месте.

Требования для использования облачных информационных сервисов минимальны: наличие коммуникационного устройства и доступа в Интернет.

Участниками образовательного процесса школы являются лица, осуществляющие образовательную деятельность, обучающиеся и их родители (законные представители). Администрация школы должна обеспечить постоянные информационные связи между всеми участниками образовательного процесса и для этого оптимальным вариантом являются облачные информационные сервисы.

Рисунок 1. Схема взаимодействия участников образовательного процесса школы

Самый доступный вариант облачных сервисов — SaaS (программное обеспечение как услуга) – пользователь работает в необходимых программах через Интернет, не устанавливая их на своем устройстве.

Облачными хранилищами являются такие интернет-сервисы, как: Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, iCloud, Яндекс.Диск, ОблакоMail.Ru. Каждое из которых имеет свои преимущества и недостатки (главный недостаток – высокая стоимость корпоративных тарифов услуг).

Эффективным инструментом построения информационно – образовательной среды являются специально разработанные пакеты сервисов для образования, разработанные компанией Google: Google Apps для образования (Google Apps for education), и компанией Microsoft: Microsoft Offiсe365, позволяющие организовать эффективное взаимодействие всех участников образовательного процесса, спланировать совместную работу, грамотно распределить ресурсы и обеспечить необходимыми инструментами решение любых учебных задач.  [2: с. 3].  Главный плюс — сервисы для государственных образовательных организаций предоставляются бесплатно и практически безлимитно. Единственное условие – необходимо подать заявку в Google или Microsoft, чтобы компания зарегистрировала образовательную организацию, тем самым оформила бесплатную подписку корпоративного пакета услуг. Возможно, по запросу компании, будет необходимо предоставить подтверждающие документы (лицензия, аккредитация, Устав) и ресурсы (официальный сайт с указанием официальной почты).

Рассмотрим данные ресурсы подробнее:

• Google Apps for education.

Администраторы школьного домена Google Apps имеют возможность настроить домен таким образом, что доступ различных категорий пользователей к возможностям и инструментам, которые он содержит, строго регламентирован.

В результате конфигурирования школьного домена Google Apps в организации складывается структура пользовательских аккаунтов, позволяющая организовать эффективное взаимодействие между пользователями организацией групп пользователей с распределением прав между ними.

В структуре домена Google Apps можно выделить два уровня сервисов, актуальных в образовательной организации:

1) Ядро пакета Google Apps составляют шесть сервисов, бесперебойную работу которых гарантирует пользовательское соглашение, которое администрация школы подписывает с компанией при регистрации Google Apps. Это:

• электронная почта Gmail,
• календарь Google,
• сайты Google,
• сервис приложений совместного редактирования Диск Google,
• служба контактов.

2) Следующий слой домена Google Apps — это более 60 сервисов, разработанных компанией Google, которые также могут быть бесплатно подключены к домену. Среди сервисов второго слоя, актуальные в образовательной организации:

• сервис видеохостинга YouTube,
• CMS Блоггер,
• Google Аналитика

Проблему оптимизации управления взаимодействием участников образовательного процесса школы можно решить, используя готовый пакет информационных облачных сервисов Google Аpps for education [3: с. 13].

• Microsoft Office 365

Office 365 — это предоставляемая по подписке служба Майкрософт, которая обеспечивает доступ к приложениям Office и службам для эффективной работы в Интернете, а также бизнес-службам, таким как служба веб-конференций, размещенная служба электронной почты, календарь и интернет-хранилище.

В состав подписки Office 365 входят следующие сервисы, актуальные для образовательной организации:

• Приложения Office, такие как Word, Excel, PowerPoint, Forms, Planner, Outlook, OneNote и другие.
• Персонализированные адреса электронной почты для всех сотрудников.
• Хранилище документов в облаке (OneDrive и сайты групп SharePoint) и многое другое.

Также в подписку входит 1 ТБ места в облачном хранилище OneDrive для каждого пользователя с возможностью удаленного доступа и синхронизации с компьютером для автономного доступа. Веб-версии приложений Word, OneNote, PowerPoint и Excel, которые можно открыть в любом браузере с помощью Office Online.

Есть возможность автосинхронизации с облаком файлов при работе со стационарного компьютера / ноутбука.

Гарантированное время работоспособности — 99,9 %, пять уровней безопасности, упреждающий мониторинг данных и защита личных сведений. Поддержка по телефону и через Интернет, справочные ресурсы и форумы сообщества.

Основные принципы, на которых строится Office 365: прозрачность, конфиденциальность, безопасность и соответствие сертификатам. Основные принципы и экономическая значимость Office 365 делают его значительной частью IT – портфеля любой организации. [4: с. 18].

Как для сервисов Microsoft Office 365, так и для GoogleApps разработаны приложения для гаджетов, таким образом информация поступает пользователю оперативно и не зависимо от возможности использования компьютера.

Преимущества использования облачных информационных сервисов перед традиционными:

• Время, затраченное на передачу информации, значительно сокращается (практически мгновенно).
• Массовый охват информацией участников образовательного процесса (возможность рассылки информации группам).
• Хранение в единственном экземпляре актуального документа и возможность его совместного редактирования.
• Доступность к информации из любой географической точки и в любое время при наличии Интернета.
• Расширение / дублирование различных видов информации (текст, фото / иллюстрации, звук, видео, формы сбора информации и т.п.).
• Гарантия доставки информации получателю — контроль исполнения поручений.
• Практически безлимитный объем хранимой информации.
• Отсутствие необходимости приобретать и содержать серверное помещение, оборудование, программное обеспечение и специалистов, обеспечивающих работоспособность информационной системы.

Критерии эффективности облачных технологий можно измерить следующими показателями:

1. Время, затраченное на достижение результата
2. Затраченные ресурсы
3. Продуктивность работы пользователей облачной системы
4. Объем почты (количество прочитанных писем, количество ответов на письма)
5. Количество выполненных поручений
6. Объем созданных и доступных данных
7. Количество активных пользователей, вовлеченных во взаимодействие

Взаимодействие руководителей и сотрудников структурных подразделений образовательного комплекса становится эффективным при использовании облачных технологий, если охвачен весь коллектив, реализована корпоративная программа повышения квалификации педагогических и административных работников по использованию облачных технологий и налажена система получения обратной связи.

Литература

1. Заславская О.Ю. Возможности сервисов Google для организации учебно-познавательной деятельности школьников и студентов. // Научно-методический журнал. / Информатика и образование. – М., 2012, №1 (230). – С. 45-50
2. Ярмахов Б.Б. Патаракин Е.Д. Анализ связей между сотрудниками школы на основе их взаимодействия в домене Google Apps для образования //  Образовательные технологии и общество / 2016. №2. C.585-599
3. Ярмахов Б.Б., Рождественская Л.В. Google Apps для образования. — СПб.: Питер, 2015. — 224 с.
4. Puca A., Soh J., Copeland M. — Microsoft Office 365 Administration Inside Out – 2013. – 823 с.