кандидат педагогических наук, начальник департамента обеспечения образовательного процесса, институт педагогики и психологии образования, ГАОУ ВО «Московский городской педагогический университет»
BegunovaE@mgpu.ru
Материалы международной научно-практической конференции «МЕНЕДЖМЕНТ В ОБРАЗОВАНИИ: ДОСТИЖЕНИЯ, ВЫЗОВЫ, ПЕРСПЕКТИВЫ»
В статье представлено описание основных письменных жанров делового общения, раскрыт их потенциал для развития коммуникативных навыков выпускников высших учебных заведений.
Современная социальная ситуация с учетом рыночной экономики предъявляет к выпускнику высшего учебного заведения определенные новые требования на те знания и навыки, которыми должен обладать выпускник, а, чтобы быть конкурентноспособным на рынке труда, обучающемуся необходимо освоить компетенции не только по своему направлению обучения, но и ключевыми компетенциями из области организационных основ управления, иметь навыки устной и письменной коммуникации в профессиональной сфере.
В настоящее время особую ценность составляет развитие у будущих выпускников Университета таких компетенций, как умение строить устную и письменную речь, понятно выражать свои мысли, владеть культурой делового общения: устного и письменного.
По мнению ученых-исследователей Л.А. Введенской, Л.Г. Павловой, Е.Ю. Кашаевой, деловая письменная речь представляет собой целостную речевую структуру, обеспечивающую деловое общение с помощью письменного текста. При этом письменный текст выступает в качестве представителя автора как участника общения. Автор делового текста – юридическое или физическое лицо, действующее в рамках существующих общественных и экономических отношений, устанавливаемых государством [5, с. 268].
С развитием бизнеса, с переменами и реформами в государственной сфере управления – менялось не только форма, но и содержание письменного делового общения, а именно: появились новые виды деловой корреспонденции и их жанровое разнообразие, речевые модели. правила составления и отправки деловых писем, а также нормы оформления документов, которые закреплялись в законодательстве.
К социально значимым функциональным разновидностям литературного языка, используемым в официально-деловых отношениях в профессиональной, административно-правовой сфере деятельности относится официально-деловой стиль.
С помощью официально-делового стиля удовлетворяется потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере общения [5, с. 30].
По мнению специалистов из области лингвистики, в официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.
В особую разновидность стилей речи ученые отнести язык служебных документов, а в данном стиле определили основные его принципы, а именно: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов [1, с. 48].
Ученые Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова дают следующее определение понятия «язык служебного документа» — часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной информации посредством документов [3, с. 221].
В своих трудах И.Н. Кузнецов подчеркивает, что язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия [1, с. 47].
Форма реализации официально-делового стиля – письменная, а его жанры в зависимости от сферы использования выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции. У каждого жанра существует официально принятая форма, т.е. набор реквизитов и схема их расположения. Форма многих документов утверждена государственным стандартом (ГОСТ).
Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева в своих трудах отмечают специфику речевой ситуации письменного делового общения в том, что документ является посредником между адресантом и адресатом, когда личное общение не возможно, либо когда принимаемые решения, совершаемые действия должны быть оформлены документально. Это дистантное общение, эффективность которого требует учета факторов цели, адресата и коммуникативных ролей участников диалога.
По мнению исследователей, первый фактор — фактор цели, который в письменном деловом общении имеет вид речевой формулы, ключевым словом которой является глагол действие, например, прошу, сообщаем, требуем. Типовыми целями документной коммуникации являются: привлечение внимания к проблеме, информирование адресата; побуждение его к действию – решению проблемы; документирование, придание юридического статуса какому-либо действию, событию; поддержание деловых отношений. Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию документа, его тональность. Второй – фактор адресата, предполагающий учет социального статуса получателя сообщения и степень знакомства адресанта и адресата; данный фактор влияет на языковое и этикетное оформление текста, его объем, состав и оформление реквизитов. Третий – фактор роли: социальные роли корреспондентов могут быть представлены отношениями, например, истец – ответчик, продавец – покупатель и др. Они формируют речевую стратегию текста письма: выбор мотивирующей формулы и ключевой фразы, отбор средств аргументации, сопроводительных документов [5, с. 270–271].
К письменным жанрам делового общения относятся: организационные, распорядительные, справочно-информационные документы и документы по личному составу.
Представим письменные жанры делового общения в соответствии с их классификацией: организационные документы – устав, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка; распорядительные документы – постановления, решения, распоряжения, приказы, указания; справочно-информационные документы – справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты, протокол, служебное письмо; документы по личному составу: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме, характеристика и др.
Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, структуру, функции, штатную численность и правила обязательные для работников организации – например, правила внутреннего распорядка.
Выбор вида документа для документирования распорядительной деятельности, зависит от уровня органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядка принятия управленческого решения, т. е. сверху вниз от управляющего органа к управляющему, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам. При подготовке распорядительные документы проходят несколько этапов, а именно: изучение управленческого вопроса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа. Данные документы, в зависимости от установленного порядка управления деятельностью, могут издаваться в условиях коллегиальности или единоличного принятия решения.
В области документационного обеспечения, наиболее распространенным правовым актом является приказ по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Мы отмечаем, что приказ может издаваться в условиях коллегиальности или единоличного принятия решения, а распоряжение – единолично.
По мнению ученых В.В. Галахова, И.К. Корнеева, Г.Н. Ксандопуло, А.В. Пшенко, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковской, под распоряжением понимается правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично [3, с. 46]. Право издания распоряжения руководителем организации закрепляются в учредительных документах организации, право издания распоряжений другими лицами закрепляются в организационно-правовых и распорядительных документах таких как: положение о подразделении, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации. Например, правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции.
В справочно-организационных документах сосредоточена информация о фактическом положении дел и они нередко служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов и идут они снизу вверх по уровням системы управления: от работника к руководителю подразделения, а также не являются обязательными для исполнения.
Рассмотрим такие документы как протокол и отчет. Протокол – это документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения, например заседание кафедры, совещания, собрания.
Отчет содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени и чаще встречается в бухгалтерских документах.
Таким образом, деловая письменная речь представляет собой целостную речевую структуру, обеспечивающую деловое общение с помощью письменного текста. При этом письменный текст выступает в качестве представителя автора как участника общения. Автор делового текста – юридическое или физическое лицо, действующее в рамках существующих общественных и экономических отношений, устанавливаемых государством.
К письменным жанрам делового общения относятся: организационные (устав, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка), распорядительные (постановления, решения, распоряжения, приказы, указания), справочно-информационные документы (справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты, протокол, служебное письмо) и документы по личному составу (заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме, характеристика).
Литература
- Деловое письмо: Учебно-справочное пособие для бакалавров/И.Н. Кузнецов. – 7-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2017. – 196 с.
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120документов. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: Издательство «РГ-Пресс», 2021. – 480 с.
- Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для академического бакалавриата/Н.Н. Шувалов, А.Ю. Иванова; под общ. Ред. Н.Н. Шуваловой.-М.: Издательство Юрайт, 2016. – 375с.
- Основы делопроизводства: Учеб. Пособие/А.М. Асалиев, И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 144 с.
- Русский язык. Культура речи. Деловое общение : учебник/Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – 2-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2014. – 424с. – (Бакалавриат).
http://izvestia-ippo.ru/begunova-e-g-pismennye-zhanry-delovog/