к.п.н., доцент, доцент ИППО ГАОУ ВО МГПУ
г. Москва
Материалы международной научно-практической конференции «МЕНЕДЖМЕНТ В ОБРАЗОВАНИИ: ДОСТИЖЕНИЯ, ВЫЗОВЫ, ПЕРСПЕКТИВЫ»
Статья посвящена специфике содержания и формы публичного выступления и презентации как жанров делового общения. Представлены рекомендации по подготовке выступления с презентацией, на конкретных примерах рассмотрены типичные ошибки и способы их исправления.
Одна из тенденций современного высшего педагогического образования – усиление внимания к подготовке будущих специалистов в аспекте делового общения, о чём говорит внедрение соответствующих курсов по деловой коммуникации.
Цель данной статьи – раскрыть специфику жанров публичного выступления и презентации, которые относят к информирующим жанрам деловой коммуникации [3: с. 79], рассмотреть типичные ошибки при их подготовке и пути их преодоления.
По отношению к публичному выступлению презентация, с одной стороны, является вторичным жанром, т.к. готовится на основе содержания речи и призвана проиллюстрировать её основные положения, с другой стороны – после создания презентации языковое оформление речи также корректируется во избежание дублирования написанного на слайдах, продумывания речевых переходов от одного слайда к другому и т.д. Принимая во внимание первичность работы над содержанием, целесообразнее начать описание подготовки к деловому выступлению с презентацией с создания речи для выступления.
Структура делового выступления, как и большинства текстов, трёхчастна:
1) во введении необходимы приветствие, представление (если аудитория незнакома с докладчиком), сообщение темы, регламента мероприятия (время, план, порядок задавания вопросов: в процессе мероприятия или только в конце). Самым важным компонентом введения считается проблема выступления: чем ярче и конкретнее её сформулирует выступающий, тем эффективнее будет его выступление, т.к. аудитория сразу будет вовлечена в определённый конфликт между имеющейся проблемной ситуацией и необходимостью поиска выхода из неё [1: с. 81-83, 104];
2) в основной части рекомендуется раскрыть описание проблемы и пути её решения, привести иллюстрирующие их примеры (фото, статистику и т.д.). предоставить чёткие и понятные инструкции к действию. Наиболее оптимальное для восприятии аудиторией количество основных положений – не более 7 (лучше 3 – 5);
3) в заключении необходимо ещё раз очень кратко повторить основные положения выступления и основные пункты инструкций по выполнению решения проблемы; сделать вывод, произнести призыв к действию и выразить благодарность слушателям за внимание.
Чётко выстроенное содержание речи требует продуманного языкового оформления. Результаты опросов, проводившихся в течение 4 лет в 20 вузах Америки, показали, что наибольшее значение для слушателей в плане подачи материала (помимо содержания речи и презентации) имеют следующие показатели: ясность (57%), скорость речи (52%), голос (47%), контакт с аудиторией (43%), умение отвечать на вопросы (34%), зрительный контакт (22%) [1: с. 241].
Ясность (доступность, понятность) речи, безусловно, напрямую связана со всеми последующими показателями и обеспечивается ими, но в первую очередь достигается преобладанием простых синтаксических конструкций, отсутствием очень распространённых обособлений, минимальным количеством терминов.
Контакт с аудиторией позволяет обеспечивать использование средств диалогизации. Перечислим основные из них и приведём примеры:
— риторические обращения, вопросы к аудитории: «Какой самый частый вопрос Вы слышали на собеседовании при приёме на работу? Как же нам обеспечить полноценную практику для обучающихся?»; «Кто из нас хоть раз сталкивался с «проблемным» родителем? Как нам выстроить взаимоотношения с родителями в нашем учреждении?» и т.п;
— элементы образности, афоризмы, цитаты (сравнения, гиперболы, градация, антитеза и т.д.): «Сегодня гореть, завтра полыхать, послезавтра взрываться». Неудивительно, что в среде педагогов так актуальна проблема эмоционального выгорания…» и т.д.;
— обращение к опыту/ знаниям ваших слушателей: «Каждый из нас хоть раз в жизни не хотел делать домашнее задание. А возможны ли школы без заданий на дом?»; «Всем из нас хорошо знакомо недоумение, когда выступающий превращается в «говорящую голову» и нудно читает то, что написано у него на слайде…» и др.;
— членение речи, выделение важных мыслей, положений: «Особое внимание хотелось бы обратить на …»; «Хочется особо отметить…»; «Нам представляется очень важным …»; «Резюмируя всё сказанное…»; «В заключение выступления…» и т.д.
Ответы на вопросы – наименее прогнозируемая из всех частей выступления и поэтому наиболее трудная; при этом умение отвечать на вопросы, как уже было отмечено, цениться аудиторией достаточно высоко. Приведём практические советы опытных риторов:
- Прогнозируйте «трудные» вопросы и планируйте ответы сами.
- Воспринимайте вопросы не как вызов, а как способ дополнить Ваше выступление.
- Сохраняйте доброжелательность и уверенный вид.
- Избегайте перфекционизма; знать всё невозможно.
- Изучайте риторические уловки, чтобы грамотно им противостоять [5].
Целесообразно также учитывать следующие запреты и рекомендации относительно речевых тактик и клише при ответах на вопросы: не рекомендуется отвечать на вопрос, не дослушав или не поняв его; перебивать; начинать новый доклад в ответ на вопрос. Для выигрывания времени на обдумывание ответа можно пользоваться уточнениями типа «Правильно ли я понял, что…»; в некоторых случаях допустима переадресация вопроса аудитории. Относительно ответа «не знаю» мнения экспертов разделяются: одни специалисты утверждают, что искренность ценится аудиторией выше, чем компетентность, поэтому честное признание в своем незнании, возможно, не повредит выступающему. Другие эксперты всё же советуют ссылаться на невозможность ответа в связи с отсутствием полномочий озвучивать какую-то информацию или в связи с необходимостью уточнить какие-то дополнительные сведения, необходимые для ответа, и прочее, но в любом случае следует предоставить ответ в оговоренное время после мероприятия.
Скорость речи, голос и зрительный контакт относятся к невербальным средствам общения. Переоценить этот блок коммуникации невозможно, что подтверждают исследования современных американских ученых-психологов Налини Амбади и Роберта Розенталя: в 1992 они записали 20-тисекундные видеоролики без звука, на которых преподаватели Гарварда читали лекции. Видео продемонстрировали незнакомым с педагогами студентам и попросили их оценить выступающих (активность, уверенность в себе, душевность и т.д.). После этого показали ролики студентам, которые целый семестр учились у этих преподавателей. Мнения обеих групп студентов полностью совпали [2: с. 71]. Приведём краткие рекомендации относительно основных составляющих невербальных средств общения:
- поза и жесты выступающего: запреты: излишняя напряжённость или развязность позы, скованность или неуместная свобода в жестах; «манеризмы» (нервные привычки теребить одежду, стучать пальцами по столу и т.п.), использование кафедры или стола в качестве «щита»; рекомендации: прямая осанка (и стоя, и сидя), лёгкий наклон вперед, открытые позы (без замков: скрещенных рук, каких-либо барьеров между докладчиком и аудиторией);
- зрительный контакт: запреты: взгляд в пол, на потолок, в пространство, только на одного из слушающих (это создаёт эффект «невидящего взгляда»), бегающий взгляд; рекомендации: смотреть в глаза слушателям, переводя взгляд с одного на другого в конце фраз, фрагментов Вашего выступления; стремиться к ответному взгляду;
3) голосовой контакт: запреты: неоправданные паузы, резкое повышение или понижение громкости, темпа речи, монотонность; рекомендации: спокойный, убедительный, заинтересованный тон, повышение/ понижение тона, логическое ударение в зависимости от смысла высказывания;
- внешний вид: запреты: не соответствующая ситуации одежда (слишком открытая, яркая, вечернего или спортивного стиля и т.д.); рекомендации: строгая одежда (классический, деловой стиль), допустима одна яркая деталь, привлекающая внимание.
Резюмируя информацию о подготовке речи делового выступления, напомним, что эффективное общение обеспечат учёт структуры делового сообщения, учёт специфики устной речи, использование средств диалогизации для поддержания внимания аудитории и учёт роли невербальных средств общения.
Подготовка деловой презентации так же, как и речи, включает работу над её содержанием и оформлением. С точки зрения содержания презентация должна удовлетворять следующим требованиям:
1) соответствие структуре и цели выступления: напоминать/ впечатлять / объяснять / убеждать [2: с. 60-62];
2) информативность (полнота и лаконичность): необходимо чётко разграничивать главную информацию (определения, аргументы, выводы), иллюстрирующую (изображения, графики, таблицы, схемы), которые представляются на слайдах, и дополнительную, которая звучит в комментариях «за кадром»;
3) грамотность: речевые и правописные ошибки очень заметны в презентации и значительно снижают впечатление от выступления.
Оформление презентации включает следующие стандартные требования:
— размер шрифта: минимальный – 18, максимальный – 36;
— контрастность цветовой гаммы: предпочтительнее светлый фон – тёмный шрифт. Встречающиеся в большинстве работ о создании презентаций рекомендации относительно тёмного фона относятся к выступлениям в затемнённых залах [1: с. 142; 2: с.41]; в педагогическом же сообществе коммуникация традиционно происходит в светлых классах, аудиториях;
— количество текста на слайде: ранее рекомендовалось 7+2 позиции, т.к. именно столько способна удержать кратковременная память человека, сейчас чаще рекомендуют 3-4 позиции [1: с. 148];
— наглядность: наличие иллюстраций (инфографики, фото, изображений и т.д.); статистики (диаграмм, таблиц).
Отдельно необходимо рассмотреть дизайн презентации, который прежде всего должен быть направлен на удобство восприятия информации аудиторией, и только потом – на оригинальность. Сделать презентацию запоминающейся, оформленной в соответствии с вопросами выступления, помогут в изобилии представленные в интернете специальные тематические шаблоны (однако и в них надо не забывать следить за размером шрифта, целесообразностью украшений (иногда они занимают слишком много места и мешают передаче основной информации)).
Необходимо помнить о том, что цветовая гамма презентации должна включать не более трёх цветов: излишняя пестрота и яркость отвлекут слушателей и снизят эстетическое впечатление от неё.
Выбор шрифта также должен быть оправданным: рекомендуются читабельные шрифты типа Arial, Verdana или Tahoma [2: с. 41]; выделение полужирным шрифтом, но не курсивом или подчёркиванием. Использование замысловатых, вычурных шрифтов может быть не только неуместным, но и затруднит, исказит восприятие информации: в книге А. Каптерева [1: с. 215] приводится описание эксперимента, в ходе которого двум группам студентов одна и та же задача была представлена простым и необычным шрифтом. Вторая группа, читавшая текст, написанный оригинальным шрифтом, оценила задачу как более сложную и требующую большего времени на выполнение, чем та группа, которая эту же задачу увидела написанной простым шрифтом.
Проиллюстрируем типичные ошибки в презентациях.
- Избыточное количество текста на слайде. На рисунке 1 мы видим слайд, целиком заполненный сплошным убористым текстом – аудитории неудобно его читать и вряд ли она успеет сделать это. На рисунке 2 даны лишь основные положения выступления, представленные в виде 7 пунктов плана – они легко воспринимаются и оставляют выступающему возможность для комментирования.
- Неудачное цветовое оформление слайда. На рисунке 3 изображение и текст неконтрастны, они сливаются, прочитать надпись на слайде невозможно; на рисунке 4 – избыток цветов, причём не гармонирующих друг с другом; вторая фраза также сливается с фоном и не читается. На рисунке 5 представлен пример удачного сочетания 3 цветов (белый – оттенок серого) и уместный тематический дизайн.
- Неправильное оформление графиков, диаграмм: наиболее типичными ошибками в оформлении диаграмм являются объёмные столбцы (объём не является показателем чего-либо, поэтому он лишний) и не доведённая до 100 % ось ординат (рис. 6). На рисунке 7 представлено верное оформление столбчатой диаграммы.
В заключении статьи напомним, что знание специфики делового выступления и презентации помогает избегать типичных ошибок при их подготовке и быть эффективным в деловой коммуникации.
Литература
- Каптерев, А. Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир. – М.: Манн, Иванов и Фербер, Эксмо, 2018. – 330 с.
- Лазарев, Д. Презентация. Лучше один раз увидеть! М.: Альпина Паблишер, 2011. – 126 с.
- Львова, А.С. Педагогические коммуникации: устное деловое общение педагога: учеб. пос. для вузов. М.: Изд-во Юрайт, 2021. – 185 с.
- Пиз, А. Язык телодвижений. — М. : Эксмо, 2007. – 272 с.
- Устинов, Д. Работа с аудиторией, или Как отвечать на вопросы и возражения. [Электронный ресурс]: https://clck.ru/UCvh5 (дата обращения 05.03.21)The article is devoted to the specifics of the content and form of public speaking and presentation as genres of business communication. Recommendations for preparing a speech with presentation are presented, typical mistakes and ways of correcting them are considered with specific examples.Key words: genres of business communication, public speech with a presentation, typical presentation flaws.
http://izvestia-ippo.ru/afanaseva-zh-v-ustnye-monologicheskie/